Süreç analizi, dönüşüm sırasında karşılaşılabilecek zorlukların belirlenmesi ve sebeplerin tespit edilmesidir. Bir süreçteki aktivitelerin ve görevlerin departman bazında sistematik bir şekilde tanımlanması olan süreç analinizi birtakım riskleri de beraberinde getirir. Bu nedenle süreç analizinde çeşitli teknik ve yöntemlerin kullanılması gerekmektedir. Bu teknik ve yöntemleri "Kıyaslama Tekniği", "Beyin Fırtınası", "Kuvvet Alan Analizi", "Akış Diyagramı", "Pareto Diyagramı", "Sebep-Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı Diyagramı)", "Histogram Diyagramı", "Dağılım Diyagramı" ve "Kontrol Diyagramı" olarak sıralayabiliriz. Şimdi bu başlıkları birlikte inceleyelim.
Kıyaslama Tekniği
Sektörde en iyi olmak amacıyla dünyadaki mevcut uygulamaların araştırılmasıdır. Böylece işletmenin sektördeki yeri daha iyi anlaşılabileceği gibi gerçekçi ve ulaşılabilir hedeflerin belirlenmesi ve şirkete adapte edilmesi, işletmenin iyileştirme sürecini hızlandırır.
Beyin Fırtınası
İşletmelerde sıklıkla kullanılan yöntemlerden birisidir. Katılımcıların her türlü fikir ve önerilerini herhangi bir kısıtlama olmadan dile getirmesini sağlayan tekniktir.
Kuvvet Alan Analizi
"Performansı artırıcı kuvvetleri güçlendirmek" ve "performansı kötüye iten kuvvetleri zayıflatmak ve ortadan kaldırmak" üzerine yoğunlaşarak, bir amaca doğru ilerlemek ve iyileştirmek için beyin fırtınası tekniğiyle yapılan analizdir.
Akış Diyagramı
Bir tür grafiksel gösterim olan akış diyagramı, süreci oluşturan ve görevin tamamlanması için gereken işlemler dizisini gösterir. Böylece sürecin daha iyi ve objektif bir bakış açısıyla anlaşılması sağlanır. Birtakım tıkanıklıklar ya da hatalar tespi edildikten sonra bunların nedenleri araştırılır ve iyileştirici aksiyonlarla iş akışı yeniden belirlenir.
Pareto Diyagramı
Bu diyagram sayesinde işletmelerin problemleri en önemliden en önemsize doğru dikey bir çubuk grafiği şeklinde sıralanır. Bir sorunu çözmek ya da sorunun temel nedenini belirlemek için başlangıç noktasının belirlenmesini sağlar.
Histogram Diyagramı
Farklı kategorilerdeki değişken değerlerin frekans dağılımının bir diyagram üzerinde gösterilmesi için kullanılır. Böylece hangi problemin hangi sıklıkla oluştuğu ortaya çıkarılır ve çözümü için çalışmalar yapılır.
Sebep-Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı Diyagramı)
Bu diyagram, istenmeyen durum ve hatalarla kök nedenleri arasındaki ilişkiyi gösterir. Bir problemin değişik nedenleri arasındaki ilişki çözülür ve bu tür nedenler sınıflandırılarak tekrar etmesi önlenmeye çalışılır.
Dağılım Diyagramı
İki değişkenin birbiriyle ilişkili olduğu hipotezini test detmek amacıyla bir değişken değiştiğinde diğerinin durumunu göstermek için kullanılır.
Kontrol Diyagramı
Birtakım verilerin grafik üzerinde işaretlenmesi ile oluşur. Kontrol diyagramları iki farklı yöntemle süreç iyileştirme aktivitelerinde kullanılır. İlk yöntemde öncelikle süreçler izlenir ve kontrol edilir, ardından ihtiyaç duyulması halinde gerekli düzenlemeler yapılır. İkinci olarak da, ihtiyaç duyulmasına gerek kalmadan süreç iyileştirme faaliyetlerinde bulunulur. Süreç analiz tekniklerinden süreç iyileştirme faaliyetlerinde de yararlanılmaktadır.
Süreç analiz yöntemleri ise "Klasik ve iş-ürün analizi", "Çapraz fonksiyonel süreç analizi" ve "Hizmet faaliyetleri süreç analizi"nden oluşan modern yöntemler olmak üzere iki başlık altında toplanmaktadır:
Klasik Yöntem
Klasik yöntem süreç analizinde süreç akış diyagramlarından yararlanılarak
süreci oluşturan alt süreçler, işlemler veya aktiviteler tanımlanır, sorgulanır. Klasik süreç analizinde uygulanacak adımlar aşagıdaki gibidir;
1.İncelenecek süreç ya da alt sürecin belirlenmesi
2.Amacın belirlenmesi
3.Süreç akış diyagramları kullanılarak faaliyetlerin tanımlanması
4.İyileştirme için fırsatların değerlendirilmesi
5.Teklif edilen iyileştirme için yönetim onayının alınması
6.İyileştirmenin uygulanması
Modern Yöntemler
İs grupları içindeki faaliyetleri inceleyen yaklaşımlardır. Modern yöntemler aşağıdaki başlıklardan oluşur.
1. Bölüm iş-ürün süreç analizi:
a.Bölüm aktivite analizi (department activity analysis-DAA
b.Bölüm kalite analizi (department quality analysis-DQA)
c.Karmasıklık analizi (complexity analysis)
2.Çapraz fonksiyonel süreç analizi:
Çapraz fonksiyonel süreçlerin analizi için Proses (süreç) analiz yöntemi-PAT geliştirilmiştir.
Bu analizde, bölümler arası aktiviteler sürecin sahibi, süreç analizi üzerinde uzmanlaşmış bir danışman, baş koordinatör, süreçle ilgili yönetim birimi ve süreçte çalısanlardan oluşan bir takım tarafından incelenir. Bu yöntemde 9 temel adım vardır.
3.Hizmet aktiviteleri süreç analizi:
Hizmet süreç yönetimini, sürecin müşteri tarafından görülen ve görülmeyen yönlerinin saptandığı ve şematik bir şekilde gösterildiği süreç tanımlamasıyla başlar. Daha sonra muhtemel başarısızlık noktaları tespit edilip onarılmaya çalışılır.