Bir işletmenin büyüyebilmesi, karlılık çıtasını yükseltebilmesi ya da ayakta kalabilmesi için birtakım önlemleri alması gerekir: Strateji ve hedeflerini iyi belirlemek, kaliteli ürünler için doğru hammaddeyi kullanmak ya da personelin mutluluğu sağlamak gibi. Fakat bir şey daha var: Teknoloji! Firmalar ya da işletmeler, yirmi birinci yüz yılda ayakta kalabilmek ve rekabet dünyasında var olabilmek için gelişen teknolojiye ayak uydurmak zorundadır.
Teknolojinin başarısı
Teknolojinin birkaç tuşa basmanın çok ötesinde olduğu artık pek çok firma tarafından biliniyor. Eğer karşınızda başarılı ve kar eden bir işletme varsa, teknolojinin getirdiği stratejik avantajları kesinlikle iyi kullanıyor demektir. Örneğin günümüzde birçok işletme, hangi alanda olursa olsun müşterileninin beklentilerini göz önünde tutarak gelecek planlarını yapıyor. Dolayısıyla tıpkı 'akıllı telefonlar' gibi firmalar da teknolojinin getirdiği imkanları kullanarak 'akıllı işletmeler' olabiliyor.
Örneğin şehrin en büyük caddesinde yan yana olduğu halde biri süper dolu, diğeri birkaç masa ile günü kapatan kafeteryalar arasındaki en önemli fark, verilen hizmetin kalitesidir. Sipariş sistemini teknolojik birkaç çözümle daha hızlı hale getiren kafeterya her zaman tercih edilen olacaktır.
Kaliteli ürün ya da hizmetin sırrı, müşterilerin beklentilerini ön planda bulundurmaktan geçiyor. İşletmenin ilk halkasından sonuncuya kadar, kaliteli ürün ya da hizmetin ortaya çıkması zorunluluğu ya da gerekliliği, bilgi teknolojilerinin de desteğiyle ERP'nin doğmasını sağlamıştır. Uluslararası rekabetin artması, müşteri ihtiyaçları, gümrük duvarlarının kalkması ve küresel ticaret de ERP sisteminin oluşmasının diğer nedenleri arasındadır.
Bir bilişim sistemi
Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu'nun (American Production and Inventory Control Society - APICS) yaptığı “Müşteri siparişlerini karşılamak için kurum ve işletme genelindeki gereken kaynakları almak, imal etmek, sevk etmek ve hesaplamak üzere belirleyen ve planlayan muhasebe odaklı bir bilişim sistemidir." şeklindeki ERP tanımı, bu bilgi teknolojisinin ne işe yaradığını tam olarak anlatmaktadır. Bir başka deyişe ERP, müşteri odaklı imalat yönetimi sistemidir.
ERP sistemleri, tedarikçi ve müşteri ilişkileri işlevlerini de işletmelerin süreç yapısına entegre eder. Bu da işletmelerin, müşterilerinin istek ve taleplerini elektronik ortamda yönetmesi anlamına gelmektedir. Böylece talepler doğrultusunda üretimi planlamak, takip etmek, malzemeleri belirlemek ve stokları da göz önünde bulundarak tedarikçilere elektronik ortamdan ulaşmak kolaylaşmaktadır. Tüm bunlar müşterilerin isteklerine cevap vermenin yanı sıra tedarikçileri seçme, değerlendirme ve kontrol etme olanağını da sağlamaktadır.
ERP'nin tanımını, bir işletmede tüm bilgi akşının entegrasyonunu sağlayan ticari yazılım paketleri olarak yapmak da mümkündür. Eğer bir ERP yazılım sistemi kullanıyorsanız, işletmenizin amaç ve hedefleri doğrultsunda müşteri taleplerinin en iyi şekilde karşılanabileceğ farklı bölgelerdeki tedarik, üretim ve dağıtım kanallarını en etkin şekilde planlayabilir, koordine ve kontrol edebilirsiniz.
İşletme içerisinde farklı departmanlar tarafından farlı amaçlarla kullanılan bilgilerin tek bir veri tabanı kullanılarak birleştirilmesi yönetimsel olarak bir ihtiyaçtır. İşte ERP sistemlerinin en önemli fonksiyonu, işletmelerin içindeki bu bilgi paylaşımlarını organize ederek, diğer bölümlerde çalışanların bilgilerine eş zamanlı olarak ulaşmasını sağlamasıdır.