Şurası açık bir şekilde bilinmelidir ki ERP sistemleri hiç de ucuz sistemler değildir. Bu maliyetin içinde; paket satın alma, kurulum, eğitim hizmetleri, destek ve donanım önemli bir yer tutar. Eğer kurulum düşünüldüğünden daha uzun sürerse, işletmenin normal işleyişinin aksamasına ve maliyetin de artmasına neden olabilir.
İşletmenin ERP maliyetinde dikkat etmesi gereken önemli detaylardan biri de, "Toplam Sahip Olma Maliyeti"nin göz önünde bulundurulmasıdır. Bazı yazılımlar için daha sonra çok büyük bakım ve işletme giderleri ortaya çıkabilmektedir. Maliyeti etkileyen bir diğer önemli husus ERP paketi kurulumunun mümkün olan en kısa zamanda ve çok dikkatli bir şekilde yapılmasıdır. Bununla birlikte kullanıcıların uygulamada göstereceği başarı ERP sisteminin doğru işlemesi açısından çok önemlidir. Son kullanıcı mutlaka sistem hakkında eğitilmelidir. Yazılım ve donanım maliyetlerinin yanı sıra en yüksek maliyet faktörlerinden birinin danışmanlık hizmeti olduğu unutulmamalıdır.
İşletmenin ERP sistemini alacağı yazılım ve danışmanlık firmasının konusunda uzman ve güvenilir olması, işletme ile uzun süreli ve kritik iş ortaklığı bazında önemli bir husustur. Müşterilerinden gelen istekleri göz önünde bulundurarak yazılımlarını geliştiren, araştırma ve yenilenmeye açık ERP şirketleri, işletmeler için doğru tercih olmaktadır. Ayrıca yazılımın daha önce hangi sektörlerde kullanıldığı, toplam yükleme sayısı, pazar payı, yerel çözüm ortakları gibi faktörler de ERP seçimi açısından referans sayılmaktadır.
ERP, bir yazılım olmasının yanı sıra işletmeler için birçok değişimi beraberinde getiren bir yönetim sistemidir. Bu yazılımların uygulama süreci çok çalışılmasını gerektiren bir dönemdir. Bu süreçte gereksinim analizinin de çok iyi yapılması gerekir.
Gereksinim Analizi
Bazı işletmeler büyük bir yazılımın bütün sorunları çözeceğini düşünür. Fakat işletmenin ihtiyaçlarına cevap vermeyen bir yazılımın sorunlara çözüm olması mümkün değildir. Bu nedenle ERP sistemlerini uygulamaya başlamanın ilk aşaması işletmenin ihtiyaç oranını belirlemektir. İşletmenin geleceğe yönelik planlarını ve hedeflerini düzenlemesi, ardından da ERP’ye olan gereksinimini ortaya çıkarması gerekir. Bunun için bir ERP projesi modellemesine gidilebilir. ERP sisteminin işletme içerisinde hangi bölümlerde, ne tip işlevler için kullanılacağı planlanarak birtakım iş senaryoları hazırlanabilir.
ERP kurulum ve işletim maliyetleri için aşağı yukarı şöyle bir tablodan söz edilebilir:
Yazılım % 35,8
Donanım % 25,9
Danışmanlık % 23,1
Eğitim % 7,7
Personel % 6,8
Diğer % 0,7
TOPLAM 100,0 (%)