Bir işletmenin başarıya ulaşmasında pek çok faktör etkili olmaktadır ki ilk sırada şüphesiz bilgi ve tecrübeye sahip yöneticiler gelmektedir. Geçmişi yüz, yüz elli yıl öncesine uzanan birçok köklü firmaya evsahipliği yapan bu topraklarda başarı, babadan oğla tecrübe, eğitim, disiplin ve çalışma şevki ile aktarılmıştır. Bununla birlikte çağımızın teknolojik gelişmeleri de üretimi artırıcı ve iyileştirici pek çok önemli sistemi beraberinde getirmiştir. ERP sistemlerinin uygulanması bu bağlamda, işletmelere büyük bir esneklik ve verimlilik kazandırmaktadır.
ERP sisteminin seçimi ve işletmeye entegre edilmesi
İşletme için en doğru ERP sisteminin seçilmesi entegrasyon süreci kadar zor ve önemli bir aşamadır. Bu süreçte işletmenin ihtiyaçları çok iyi bir şekilde belirlenmelidir. Bir ERP sisteminin işletmeye entegre edilmesi, CD içindeki programın bilgisayara yüklenmesi olarak algılanmamalıdır. Doğru bir ERP sisteminin seçimi işletmenin başarısını artırcağı gibi yanlış bir seçim başarısızlığa neden olabilir.
Bir işletmenin geleceği sadece yöneticilerinin yetkinliğine bağlı değildir. Elbette bu en önemli faktörlerden biridir ancak ERP sistemi, maliyet, kurulum zorluğu ve üretim kaybı dikkate alındığında neredeyse geriye dönüşü olmayan bir yatırımdır. Bu nedenle işletmelerin ERP sistemini seçerken çok dikkatli davranmaları gerekir. Bu bağlamda doğru sistemi seçmek için bazı kriterler ön plana çıkmaktadır. Bunlar; işlevsellik, referans, destek ve maliyet olarak sıralanabilir.
İşlevsellik:
İşletmelerin iş süreçlerini karşılayacak bir ERP sistemine -işlevsel olarak uyumlu- ihtiyaçları vardır. İş hacminin büyümesi ve hizmet verilen coğrafi alanın genişlemesi çalışan sayısının artmasına neden olacaktır. Personel sayısı yükseldikçe iş planlamasının tek bir genel merkezden yapılması, işletmenin geleceği açısından önem taşımaktadır.
Aslında ERP sistemleri bir isletmenin içerisindeki birçok farklı özelliklere sahip elemanı bir araya getirmektedir. Bu nedenle kurulacak olan ERP sistemi mümkün olduğu ölçüde esnek ve işlevsel olmalıdır. ERP sistemi seçiminde en önemli hususlardan biri de sistemin gerek merkeze, gerekse operasyonel bölümlere veya şubelere gerekli esnekliği sağlayıp sağlayamayacağı sorusudur.
ERP yazılımları bazı parametreler içerisinde esneklik sağlayabilirler. Bu parametreler beş ana bölümde toplanabilir.
1.Sistem parametreleri,
2.Organizasyon parametreleri,
3.Entegrasyon parametreleri,
4.İslevsellik parametreleri,
5.Hareket parametreleridir.
Sistem parametreleri, ERP sisteminin hangi modülleri kapsayacağını, kaç kullanıcısı olduğunu, bilgi akışının sürekli mi yoksa veri birleştirmesiyle mi çalısacağı gibi soruları cevaplayan parametrelerdir. Organizasyon parametreleri, işletmenin yapısının tanımlanabildiği parametrelerdir. İşlevsellik parametreleri, ürünlerin özelliklerinin, ölçü birimlerinin, üretim reçeteleri gibi bilgilerin nasıl planlanacağı sağlayan parametrelerdir. Hareket parametreleri ise satış hareketlerinin, kotaların, üretim hareketlerinin takiplerini sağlayan daldır.
Parametrelerdeki eksiklikler, organizasyon bozukluklarına sebep olabilir. İşletmelerin seçecekleri ERP yazılımının parametrelerini dikkatle incelemeleri gerekmektedir.
Destek:
ERP sistemleri işletmeler için uzun soluklu iş ortaklıklarıdır. Bu da ERP kurulumu sonrasında tedarikçi firmanın vereceği destek hizmetlerinin önem derecesini belirlemektedir. ERP paketi kurulum süreci, kullanıcıların eğitimi, teknik destek, kullanıcı hatalarına anında müdahale ve yeni versiyonların kurulumu, ERP yazılımcısının destek gücüyle doğru orantılıdır.