Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 30.10.2018’de yayınlamış olduğu tebliğ ile Elektronik Arşiv Klavuzunu güncellemiştir. Yeni klavuz ile en geç takip eden ayın 15. Günü sonuna kadar gönderilmesi gereken e-Arşiv Raporlarının 1/1/2019 tarihinden itibaren günlük olarak en geç izleyen günün sonuna kadar raporlanması zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda 1 Ocak 2019’da devreye alınacak olan yeni e-Arşiv rapor gönderim süreci detayları aşağadaki gibidir:
1. 1/1/2019 itibariyle e-arşiv rapor gönderimleri, aynı günün gecesinde otomatik olarak gönderilecektir. Gün içinde sistemimize düşen tüm e-Arşiv faturalar gece 00:00’dan sonra rapor haline getirelerek Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine iletilecektir. Hata alan raporlar veya faturalar ertesi sabah size mail ile bildirilecek, düzeltilmesi için o günün akşamına kadar vaktiniz olacaktır.
2. Şu anki durumda e-Arşiv otomatik gönderim parametrenizin açık olup olmadığı farketmeksizin, 1 Ocak 2019 itibariyle aynı gün otomatik gönderim seçeneğiniz aktif olacaktır.
3. Bir önceki güne veya 7 güne kadar geçmiş bir tarihe fatura kesme ihtiyacınız olursa, e-arşiv raporunuz Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmiş olduğu için, faturanızı kestikten sonra o güne ait yeni bir rapor oluşturulacaktır. Oluşturulan bu ek rapor, otomatik gönderim için gece 00:00 ‘i beklemeden, gün içinde otomatik gönderilecektir. Başka bir ifadeyle raporlama, faturanın elektronik ortamda oluşturulduğu tarih için otomatik yapılacaktır. Örneğin;
• Fatura Tarihi: 30.01.2019
• e-Arşiv Fatura Oluşturma Tarihi (Düzenleme Tarihi) : 06.02.2019
• Bulunduğu e-arşiv Raporu Tarihi : 30.01.2019 (Ek Rapor Oluşacaktır)
• Otomatik Gönderim Tarihi: 06.02.2019 (Raporun Oluştuğu An – Gün İçinde)
4. İptal faturalarınız, iptal faturasının kesildiği tarih üzerinden raporlanacaktır. Örneğin;
• Fatura Tarihi: 10.03.2019
• İptal Faturası Tarihi: 22.03.2019
• İptal Faturasının Bulunduğu e-arşiv Raporu Tarihi : 22.03.2019
• İptal Faturasının Otomatik Gönderim Tarihi: 23.03.2019 (22.03.2019’u 23.03.2019’a bağlayan gece)
5. 2018 Aralık ayında kestiğiniz e-arşiv faturalarınızın günlük raporlarının da, 15 Ocak 2019 yerine en geç 2 Ocak 2019 günü sonuna kadar gönderilmesi gerekmektedir. Aralık ayının e-arşiv raporları da, sizin daha önce göndermemeniz durumunda, 1 Ocak 2019 gecesi otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilecektir.
6. Aynı şekilde, geçmişe yönelik, sistemlerimizde rapor durumunda bekleyen fakat henüz gönderilmeyen tüm e-Arşiv raporları da 1 Ocak 2019’da otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilecektir.
7. Ek olarak, günlük gönderilen e-arşiv bilgilendirme mailleri içeriği de aşağıdaki gibi olacaktır. Bu 3 koşuldan biri gerçekleşirse, ertesi sabah mail adresinize uyarı maili gönderilecektir.
• GIB’e gönderilemeyen raporlarınız varsa
• Hatalı durumda olan raporlarınız varsa
• Hatalı durumda olan e-arşiv faturalarınız varsa