İşletmelerin bilgi yönetimine geçmelerinin temel nedeni rekabet avantajı elde etmek ve sektörde uzun soluklu olmaktır. Bununla birlikte küreselleşme bilgi yönetimi uygulamalarını zorunlu kılmıştır. Küreselleşme, üretim tabanlı ekonomiden bilgi tabanlı ekonomiye geçişi de hızlandıran bir faktördür ki bu sayede işletmelerin enformasyon bilgi çağına geçişleri de gerçekleşmiştir. Bilinçli tüketicilerin taleplerinin artması, gelişen teknoloji ve artan rekabet koşulları bilgi yönetimi uygulamalarının ortaya çıkmasının diğer nedenleridir.
Bilgi yönetimi uygulamaları bilginin önemli bir iktisadi değer olduğunun anlaşılmasını da sağlamıştır. Bilginin kaynak tabanlı bakış açısı paralelinde değer yaratması ve rekabet üstünlüğü sağlayan temel bir kaynak olarak görülmesi işletmelerin rekabet kabiliyetlerini artırmaktadır.
Rekabetçi olabilmenin en temel faktörü işletmelerin bilgi ve enformasyonu elde etme, değerlendirme, depolama ve kullanma yeteneği olarak görülmektedir. İşletmelerin değişen pazar koşullarına uyum sağlayabilmesi için bilgi yönetimi uygulamalarına kesinlikle önem vermeleri gerekmektedir.
İnternet teknolojilerine uyum
İntranet, extranet ve web portallarının kullanımının yaygınlaşması işletmelerin global pazarlarda daha hızlı faaliyet göstermesine yardımcı olmaktadır. İletişim çağının bilgi teknolojileri, işletmelerin müşteri ve pazar hakkında çok daha geniş bir bilgi ağına sahip olmalarını sağlamıştır. Bu da işletmelerin bilgi yönetimine olan ilgisini artırmıştır. Üretim teknolojilerinin tasarım ve pazarlama ile entegre olması, operasyonel işlemlerin küreselleşmesi ve ortak girişim, şirket evliliklerinin çoğalarak bilgi yönetimi uygulamalarına yönelmeyi de hızlandırmıştır.
Bu bağlamda işletmelerin "Bilgi nedir?" sorusunu detaylı olarak incelenmesi gerekmektedir.
Bilgi nedir?
Veri (Data):
Veri, kendi başına bir anlamı olmayan, işlenmemis, nümerik veya alfa-nümerik dizilerdir. Fiziksel koşullarla ilgili gerçeklerin veya gözlemlerin kişilerin anlayabileceği bir biçimde düzenlenmemiş “ham” halidir. Veri enformasyonu bilginin taşıyıcısı ve başlangıç noktası olarak değerlendirilmektedir.
Toplanan verinin gereken miktarda ve nitelikte, gereken zamanda olması önemlidir. Veri tek başına bir anlama sahip olmadığı için, ayrıştırılması, gruplanması, analiz edilmesi ve yorumlanması gerekmektedir.
Enformasyon:
Enformasyon; yazılı, sözlü veya görsel bir mesajdır. Veriler yorumlandığında enformasyon elde edilir. Enformasyon, bir amaç ve konuya ait verilerin bu amaç doğrultusunda düzenlenmesidir. Verilere değer ekleme konusunda önemli sayılabilecek yöntemler arasında ilişkilendirme, kategorize etme, hesaplama, düzeltme ve özetleme gösterilebilir. Kaliteli bir enformasyon kullanıcının isteklerine cevap verebilir nitelikte ve anlaşılabilir bir formatta olmalıdır.
Bilgi ise enformasyonun yorum, analiz ve bağlam ile zenginleştirilmesidir. Enformasyon olayların doğası hakkında kavramları verir; bilgi, bu kavramları sebep-sonuç ilişkisi içinde ele alır.